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Case Studies zur Zeitaufnahme, Multimomentaufnahme und Prozessoptimierung aus der Beratungspraxis von REFA Suisse

Case Study Multimomentstudie in einer Klinik

Projektzeitraum: Dezember 2015 – März 2016
Beteiligte Berater: 3


Ausgangssituation

Dienstleistungen„ in „Pflege- „und „Gesundheitseinrichtungen„ sind„ in„ der „Regel „personal- und „häufig„ auch„ kapitalintensiv. „Ein „Betreiber „von „mehreren„ Kliniken „möchte„ mit „vertretbarem„ Aufwand„ das„ Optimierungspotenzial„ voll„ ausschöpfen. Transparenz „bei„ den „Abläufen„ in „den „Kliniken „ist „gefragt. „Dazu „werden „Daten „zur „Zeitdauer „einzelner „Aufgaben„ und„ Prozesse„ in „den „Kliniken „benötigt.


Ziel der REFA-Beratung

Prozesse im Klinikbetrieb sollten auf bislang nicht erschlossene wirtschaftliche Potenziale hin untersucht werden.


REFA-Vorgehensweise

Durchführung„ einer„ Multimomentstudie„ mit„ Selbstaufschreibung,„ ergänzt„ um„ Ablaufstudien / Zeitaufnahmen „für „einzelne„ Arbeitsplätze.

1. Schritt

Vorbereitung der Multimomentstudie und Erstellung von Aufgaben- und Prozess-Listen (APL):

  • Auswahl„ der „Abläufe / Prozesse, „die „untersucht „werden „sollen
  • Strukturierung„ der „Aufgaben „und „Teilaufgaben „in „diesen„ Prozessen„„
  • Erstellung „von „Aufgaben-Prozess-Listen „mit „ausgewählten„ Mitarbeitern „in „Workshops„
  • Information „und„ Einweisung„ der „Mitarbeiter „in „die „Bedienung„ des „Signalgebers „und„ Vorstellung „der „Aufgabenliste

2. Schritt

Durchführung und Betreuung der Multimomentstudie mit Selbstaufschreibung (MMS):

Zeitraum„ von„ einem „Monat,„ um„ Schwankungen „innerhalb„ eines„ Monats „zu „berücksichtigen.

3. Schritt

  • Ermittlung„ von „Anteilen „einzelner„ Prozesse „und„ Aufgaben „am„ Gesamtaufwand
  • Ermittlung„ der „Aufwände „für„ die „einzelnen„ Bereiche„„
  • Ermittlung„ der„ Tätigkeitsanteile,„ bezogen„ auf„ die„ einzelnen„ Aufgaben„„
  • Ermittlung „von „Aufwänden,„ bezogen„ auf „Kostenträger„„
  • Projektion „der „Notierungen„ auf „die „tatsächlich „geleisteten„ Arbeitsstunden„ und„ Ermittlung„ des„ benötigten „Aufwandes „für „einzelne„ Aufgaben „in „Stunden„ und„ Minuten„
  • Auswertung „der „Notierungen „mittels „Standardsoftware„ und„ Ermittlung„ von„ Anteilen„ für„ einzelne„ Aufgaben„
  • Ermittlung „von „Zeitanteilen „(planmässige„ Zeiten „= „Wertschöpfung)„ und„ Verteilzeiten „(unplanmässige„ Zeiten)

Durch„ die „zeitliche „Zuordnung„ der„ Ereignisse„ erfolgen „auch „Auswertungen „hinsichtlich„ der „tageszeitlichen „Verteilung „der „Aufgaben„ und„ Zeitbedarfe.

Mit „der„ Multimomentstudie„ können„ somit „Aufgaben,„ Prozesse,„ Arbeitsplätze „und „Bereiche„ identifiziert „werden, „in „denen „Optimierungspotenziale„ brachliegen. „Diese„ lassen„ sich„ nun„ mit„ Ablaufstudien„ genauer „untersuchen. „Ferner „können „auch„ die„ Daten, „die „in „Selbstaufschreibung„ erhoben„ wurden, „verifiziert „werden.„ Aus„ dem „detaillierten „Einblick„ in„ die „Prozessabläufe „lassen„ sich „Verbesserungsansätze„ ableiten.


4. Schritt

Durchführung von Ablaufstudien / Zeitaufnahmen für ausgewählte Prozesse und Bereiche:

  • Zu„ ausgewählten „Abläufen„ werden„ die„ Zeitbedarfe„ und„ ggf.„ weitere„ Daten„ erfasst.
  • Die „Aufnahmedauer„ wird„ so „gewählt, „dass„ die „tatsächliche „Situation„ repräsentativ „abgebildet „wird.„„
  • Zur „Datenerhebung „wird „das„ Datenerfassungsgerät „REFA „Chronos „eingesetzt.

REFA-Multimomentstudie identifiziert Aufgaben und Prozesse mit Optimierungspotenzial

5. Schritt

Auswertung der Ablaufstudien:
  • Quantifizierung„ der „Daten „aus „der „Multimomentstudie„ für „gemessene„ Prozesse„ und „Aufgaben
  • Ermittlung „von „planmässigen „und „unplanmässigen„ Zeiten„ einzelner „Prozesse„ und „Aufgaben
  • Darstellung „von „Ursachen „für„ Blind- „und „Fehlleistungen„ (es„ werden „Kosten „verursacht, „aber„ es „entsteht„ keine„ Wertschöpfung)„
  • Aufzeigen„ von „Verbesserungspotenzialen

6. Schritt

Personalbedarfsermittlung:

Bei„ der „Ermittlung„ des „Personalbedarfes „werden „für „die „planmässigen „Aufgaben„ die „notwendigen„ Zeiten„ je „Vorgang „bestimmt „und„ mit „den „Vorgangsmengen „multipliziert. „Nicht„ planmässig „vorkommende „Aufgaben„ werden „im „Zusatzbedarf „berücksichtigt.„


Ergebnisse dieses Beratungsprojektes 

Durch „die„ professionelle„ Einbindung„ der„ Mitarbeiter „und „den„ Einsatz„ von„ bewährten „REFA-Methoden „konnten„ wirtschaftliche„ Potenziale„ identifiziert„ und „quantifiziert „werden.„ Danach„ erwiesen „sich„ insbesondere„ die „Schnittstellen „zwischen„ den„ Bereichen „als „notwendige „Gestaltungsschwerpunkte,„ damit„ im„ Klinikbetrieb„ die„ benötigten „Ressourcen„ noch„ besser„ zur „richtigen „Zeit, „am„ richtigen„ Ort „in „richtiger „Menge„ mit „qualifiziertem „Personal„ eingesetzt„ werden „können.


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