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Case Studies zur Zeitaufnahme, Multimomentaufnahme und Prozessoptimierung aus der Beratungspraxis von REFA Suisse

Case Study Prozessoptimierung Pharma-Unternehmen

Projektzeitraum November 2014 – Februar 2015
Kanton Zug
Beteiligte Berater: 3


Ausgangssituation

Das Unternehmen der Pharmaindustrie im Kanton Zug hat in den letzten Jahren kontinuierlich seine Produktionsmengen gesteigert. In dieser Zeit sind mehrere innovative Produkte global erfolgreich platziert worden. Da die vorhandenen Kapazitäten im Produktionsbereich nicht wesentlich erweitert wurden, kam es zu massiven Engpässen.

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Ziel der Beratung durch REFA Suisse

Das Ziel der Beratung bestand in der Untersuchung der Prozesse auf mögliche Potenziale in der Organisation und Steuerung der Produktion. „Verschwendungen“ sollten hier aufgedeckt werden. Einen Schwerpunkt bildete dabei die Betrachtung der Lager- und Auftragsfertigung mit dem Ziel, die vorhandenen Kapazitäten bestmöglich zu nutzen und die Produktionsvolumina zu optimieren.


Vorgehensweise von REFA Suisse

Die allgemeine Vorgehensweise zur Prozessoptimierung erfolgt im Rahmen einer Begleitung durch die REFA Suisse meist in den folgenden drei Schritten.

Schritt 1: Auftragsdurchlauf

Grundlage für eine effiziente Organisation und damit optimierte Produktionsvolumina ist die Transparenz in den Prozessen und Abläufen. Hierzu wurde anfänglich der Auftragsdurchlauf genau betrachtet.
 
Die Dokumentation des Auftragsdurchlaufes erfolgte im Rahmen einer Prozessanalyse.
 
Die Auswertung dieses Dokumentes konnte dem Auftraggeber sowohl als Bericht als auch als interaktives HTML-Dokument übergeben werden. Das Voranschalten dieser Aufgabe war wichtig, um den Informationsfluss transparent und Schnittstellen sichtbar zu machen. Ausserdem wurde so das Bewusstsein für die Prozesse bei den Mitarbeitern deutlich gesteigert.
 
Die Prozessaufnahme erfolgte durch direkte Einbindung der beteiligten Mitarbeiter der Wertschöpfungskette im Interview oder im Workshop. Dadurch war auch die Betrachtung der kritischen Schnittstellen zwischen den Prozessen gewährleistet.

Ergebnisse der Prozessanalyse:

  • Nachvollziehbar dokumentierte Prozessabläufe der Produktion mit Schwachstellen und Arbeitsschritten
  • Aussage zu den Steuerungs- und Planungsmechanismen auch in Bezug auf die Erfüllung der Anforderungen an eine moderne Organisation der Produktion
  • Liste mit Auffälligkeiten und möglichen Lösungsansätzen aus den Ablaufdarstellungen und den Beobachtungen an den Arbeitsplätzen vor Ort
  • Potenziale in den Schnittstellen.

Schritt 2: Beobachtungen vor Ort, Interviews, Datenauswertungen

Im Anschluss an den ersten Workshop mit den beteiligten Mitarbeitern erfolgte eine direkte Beobachtung der Arbeitsweise und der Arbeitsinhalte an den Arbeitsplätzen – also direkt in der Produktion. Durch die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern bestand hier die Möglichkeit, ein genaueres Verständnis für die Abläufe und täglichen Probleme zu erlangen.
 
Dieser Abschnitt schloss auch die Betrachtung des ERP-Systems bezüglich wesentlicher Anforderungen an Planungs- und Steuerungsaufgaben mit ein.
 
Zusätzlich diente diese Betrachtung der Losgrössen auch als Bewertungsgrundlage für

  • die SAP-Module PP und MM,
  • die Produktionszeiten,
  • die Planungen der Materialwirtschaft / des Einkaufs,
  • die Kapazitäts- und Terminplanung der Maschinen.

Ergebnis der Prozessbeobachtung / Prozessanalyse:

  • thematische Liste mit Auffälligkeiten zur Abbildung der tatsächlichen Situation;
  • dokumentierte Vorgänge / Prozesse;
  • benennung des erkannten Potenzials in der Produktion;
  • lösungsvorschlag zur Potenzialfreisetzung und damit zur Optimierung.

Schritt 3: Prozessdatengewinnung und Beobachtung

Um ein repräsentatives Abbild der Ist-Prozesse im Produktionsbereich mit allen planmässigen und unplanmässigen Zeitanteilen zu schaffen, war eine Prozessdatenerhebung (Zeitaufnahme) und Beobachtung an allen Arbeitsplätzen durchzuführen.
 
Dabei ging es vorrangig um die zeitliche Bewertung von Auffälligkeiten und Verbesserungspotenzialen der Fertigungs- und Verpackungsprozesse. Hierfür wurden die Prozessbeobachtungen über alle Schwerpunktarbeitsplätze mindestens über einen Beobachtungstag je Arbeitsplatz durchgeführt.
 
Aufgabe war es, den Anteil der unplanmässigen, unproduktiven Zeiten zu erfassen und deren Ursachen zu ermitteln.

Ergebnis der Prozessdatengewinnung:

  • thematische Liste mit Auffälligkeiten zur Abbildung der tatsächlichen Produktionssituation;
  • ermittelte Zeitanteile für planmässige und unplanmässige Zeiten im Fertigungsprozess;
  • Ursachen / Gründe für Blind- und Fehlleistungen (Verschwendung);
  • Bewertung des erkannten Potenzials nach Priorität.

Ergebnis dieses Beratungsprojektes „Prozessoptimierung“

Einsparungsvolumina: 200.000 – 250.000 CHF pro Geschäftsjahr durch systematische Prozessoptimierung durch die REFA Suisse GmbH.


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